Få et samlet overblik over opgaver og begivenheder i din forening.
Der findes to måder, hvor du kan få et overblik: ét over dine opgaver, som du deltager i, på siden ”Mine tilmeldinger”.
Og ét over åbne begivenheder og opgaver, der mangler deltagere, på siden ”Opslagstavle”.

Deltag i opgaver, som er åbne for tilmelding. De åbne opgaver finder du på siden ”Opslagstavlen”. Du kan også finde alle opgaver i en begivenhed, ved at gå ind på begivenheden og se dennes opgaveoversigt.

Ønsker du at deltage i en opgave, skal du klikke af i checkboxen på opgavesiden ved teksten ”Jeg deltager”.
Når du deltager i en opgave, kan du se den på siden ”Mine tilmeldinger”. Her vises de opgaver, som du er tilmeldt.

Frameld opgave
Ønsker du at framelde dig en opgave, du har tilmeldt dig, går du ind på siden ”Mine tilmeldinger”.
Her skal du klikke af i checkboxen ud fra den opgave, som du vil framelde.
Du er nu frameldt opgaven.

Du kan deltage i en opgave, der har et “vagtskema”. Et vagtskema er en inddeling af tider i en opgave.

Du finder en opgaves vagtskema inde på opgaven under fanen “Vagtskema”. Her ser du et skema, hvor der er angivet forskellige tidsintervaller.
Klik i checkboksen ud for den tid eller tider, du ønsker at deltage i opgaven i.

Opgaven vil nu fremgå på siden “Mine tilmeldinger”. Her vises de opgaver, du er tilmeldt.

Du kan deltage i en begivenhed. Det er dog ikke alle begivenheder det er muligt at deltage i.
Du deltager i en begivenhed, ved at gå ind på den relevante begivenhed.

Hvis det er muligt at deltage i begiveheden, vil du se knappen ”Tilmeld begivenhed” under fanen ”Deltagelse”. Når du trykker på knappen, deltager du i begivenheden.

Begivenheden vil nu fremgå på siden ”Mine tilmeldinger”. Her vises de begivenheder, du er tilmeldt.

Du skriver kommentarer i begivenheder og opgaver, ved at gå ind på den enkelte begivenhed eller opgave, og går ned i folderen ”Kommentarer”. Folderen finder du nederst på en begivenhed- eller opgavesiden.

Når du skriver en kommentar til en begivenhed eller opgave, er det kun personer som er tilmeldt disse, der kan se og skrive tilbage på din kommentar.

Se dine oplysninger, og ændre kodeord, profilbillede mv. på din brugerprofil.
Du finder brugerprofilen ved at klikke på dropdown-ikonet ved dit profilbillede, øverst oppe i højre hjørne.
Når du klikker på dropdown-ikonet, kommer der en dropdown. Klik på teksten ”Min brugerprofil”.

Du ser nu din brugerprofil.

Er du medlem af flere foreninger i ’Opgaver der Samler’, kan du let skifte mellem dem. Det gør du oppe i venstre hjørne via en dropdown. Her ser du alle de forskellige foreninger, du er en del af.
Ønsker du at skifte organisation, skal du klikke på den ønskede organisations navn i dropdown.

Du opretter en forening i ’Opgaver der Samler’ på vores loginside. 

Når du opretter en forening i systemet, bliver du Admin for foreningen.
Det betyder, at du får fuldt råderum over hvilke begivenheder, opgaver, dokumenter der kan eller skal oprettes i foreningen.
Du bestemmer også, hvilke personer der skal have adgang til jeres forening i ’Opgaver der Samler’ – og du får adgang til en side, hvor du kan opstille generelle indstillinger for din forening, i systemet.

Som ”Admin” i din forening, kan du oprette brugere, der skal have adgang til din forening i systemet. Det gør du på siden ”Brugerliste”/ Grupper.

For at oprette en bruger manuelt, klikker på den grønne knap med teksten ”Bruger”.
Her kommer du ind på en oprettelsesside, hvor du skal angive brugerens navn, e-mail, evt. telefon – samt hvilket hold/ grupper, vedkommende skal være en del af i din forening.

Når du har indskrevet ovenstående, trykker du på den grønne knap ”Opret bruger”. Brugeren er nu oprettet, og du kan se vedkommende på din brugerliste.

Du kan oprette flere brugere på én gang, ved at importere en EXCEL fil med ønskede brugeres navne og e-mails.
Det kan du gøre ved at klikke på knappen ”Opret brugere via Excel”.

Her åbnes en pop-up. Bemærk, du skal bruge en bestemt struktur i din excel-fil, før du kan oprette brugere i vores system.

Du kan dog downloade en skabelon, som viser dig hvilke data og hvordan, de skal stå i excel-filen.
Du downloader skabelonen ved at klikke på knappen ”Download Excel ark”  i pop-up.

I excelfilen skal du angive de kommende brugeres navn, e-mail og evt. telefonnummer.
Når du ønsker at importere disse data ind i systemet, går du igen ind på menusiden ”Brugerliste”, trykker på knappen ”Opret brugere via Excel”, hvor du dernæst ser samme pop-up som før.
Ved oprettelse af nye brugere trykker du hernæst på knappen ”Importer excelark”.
Brugerne er nu oprettet, og du kan se dem på din brugerliste.

Få brugere til at oprette dem selv, i din forening.
Det gør du ved at dele et link, som du finder på din indstillingsside for forening under fanen ”Inviter brugere til organisationen”.

Linket kan du dele på jeres hjemmeside, Facebook eller lignende.

Du kan opdele dine brugere i grupper.
Det er en brugbar funktion, hvis I er i en forening med mange forskellige hold, roller og lignende.
Du opretter en gruppe under siden ”Brugerliste/Grupper” og trykker på ”Gruppeliste” fanen.

Når du først når denne side, ser du en liste over oprettede grupper. Ønsker du at oprette en ny gruppe, trykker du på den runde knap med teksten ”Gruppe”.

Du kommer nu frem til en side, hvor du skal vælge, hvilke brugere der skal være med i den nye gruppe.

På siden bestemmer du også gruppens navn. Du vælger de brugere som skal være en del af gruppen, ved at klikke af i en checkbox ud fra relevante brugere, i tabel 1. Hernæst klikker du på den øverste pil. De valgte brugere kommer nu over i tabel 2. Det betyder, at de er prævalgt til din gruppe. Fortryder du, at du har valgt en bruger til din gruppe, klikker du i checkboks ud fra brugerens navn i tabel 2 – og trykker på den nederste pil.
Brugeren er nu fjernet fra din gruppe.

Når du har valgt, hvilke brugere der skal være med i den nye gruppe, trykker du på knappen ”Opret gruppe”. Gruppen kan nu ses på din gruppeliste.

Du opretter begivenheder i din forening på siden ”Begivenhedsliste”.
Her klikker du på knappen ”Opret ny begivenhed”. Knappen finder du i folderen ”Kommende begivenheder”.

Når du opretter en begivenhed, skal du give den et navn, vælge start og sluttidspunkt, hvem der evt. skal være ansvarlig for begivenheden, uploade filer og billeder, bestemme status samt indstille, hvilke grupperinger af brugere, begivenheden er til.
Du kan også bestemme, om begivenheden er en begivenhed, som brugerne skal kunne tilmelde sig til.

Når dette er bestemt, trykker du på ”Gem”-knappen. Begivenheden er nu oprettet i din forening.

Du kan oprette opgaver i alle begivenheder, som er oprettet i din forening.
Det gør du ved at gå ind på en begivenhed.
Klikker på den runde knap med teksten ”Opgave”, i folderen ”Opgaver”.

Når du opretter en opgave, skal du give den et navn, vælge start og sluttidspunkt, hvem der evt. skal være ansvarlig for opgaven, uploade filer og billeder, bestemme status samt indstille, hvor mange mininum og maximum brugere du har brug i opgaven.
Du kan også bestemme, om opgaven skal markeres som en vigtig opgave til.

Når du opretter en begivenhed eller opgave, kan du vælge, om disse skal være tildelt specifikke grupper i din forening. En tildeling betyder, at det kun er brugere som er en del af den tildelte gruppe, der kan se og deltage i begivenheden eller opgaven.

Du tildeler en begivenhed eller opgave til en bestemt gruppe, når du opretter disse under fanen ”Indstillinger for synlighed”.
Her ser du en dropdown hvor du vælger den eller de grupper, som begivenheden eller opgaven skal tildeles.

Du kan invitere brugere til alle opgaver, der er oprettet i din forening.

Det gør du ved at gå ind på en opgave, og klikker på knappen ”Invitér brugere”.
Knappen finder du i folderen ”Deltagere”.
Du kan finde opgaver i din forening på siderne ”Opslagstavle” og ”Begivenhedslisten”, hvor du vælger en bestemt begivenhed – og derefter en af dens opgaver.

Du kan dobbelttjekke, om brugere der var tilmeldt en opgave, også mødte op til opgaven.
Det gør du ved at gå ind på en opgave, og ser deltagerlisten i folderen ”Deltagere”.
Hvis opgaven har statussen ”Afsluttet”, vil en checkbox i kolonnen ”Fremmødt” dukke op.
Klikker du i checkboxen ud fra en bestemt deltager, bekræfter du, at vedkommende mødte op til opgaven.

Du kan gøre dette for alle opgaver i din forening.

Som ”Admin” kan du oprette dokumenter, som ligger sikkert på vores interne og lukkede server.
Det kan være ansættelseskontrakter, samtykker, personalehåndbøger mm.

Du opretter et dokument, ved at gå ind på siden ”Dokumentarkiv” og trykker på den runde grønne knap under fanen ”Dokumentmapper for Admin”.
I dokumentmappen kan du uploade dokumenter, eller oprette undermapper med dokumenter.

Du kan også vælge, om dokumenterne skal være synlige for alle i din forening – eller blot for nogle enkelte personer.

Husk at trykke på knappen ”Gem”, når dokumentmappen og/eller dokumenter skal oprettes.

På siden ”Begivenhedsliste”, kan du søge i tidligere afholdte begivenheder. Det gør du under folderen ”Afsluttet begivenheder”.
Du kan således se tidligere begivenheder, der er blevet afholdt.

Du kan eksportere alle data og informationer på begivenhed, ud i en excel fil.
Det gør du ved at trykke på Eksport-ikonet inde på en begivenhed. Ikonet finder du øverst til højre.
Din computer bliver nu at downloade en excel fil.

I filen får du alle informationer omkring en begivenhed: Dens navn, tid, antal opgaver samt deltagere i opgaverne.

Som ”Admin” kan du få udskrevet en liste over alle dine brugere, deres roller og deres opgaver. Dette sker på siden “Brugerliste”, ved klik på ”Eksport til Excel”-ikonet.

Din computer downloader nu en excelfil med en liste over alle brugere.

Du kan kopier en begivenhed, og dens opgaver, som du allerede har oprettet i din forening.
Det gør du ved at gå ind på den begivenhed, som du ønsker at kopiere. Dernæst klikker på du ”kopi”-ikonet du finder øverst til højre. Accepterer du dette, er begivenheden kopieret.

Funktionen er særlig bekvemt hvis din forening har mange begivenheder i løbet af året, der ligner hinanden. Ved at kopiere en begivenhed, bliver du fri for at definere begivenheden og dens opgaver hver gang, I skal afholde en lignende begivenhed.